Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Parteien

Verantwortliche/r (nachfolgend «Kunde»): [Kunde: Firma gemäss Registrierung bzw. Bestellung]

Auftragsbearbeiterin (nachfolgend «Anbieterin»): Simon Hoefler Management, Einzelunternehmen von Simon Hoefler, Meret Oppenheim-Platz 1, 4053 Basel, Schweiz, UID CHE-234.652.124, Betreiberin der Software NINA (getnina.ch).

1. Gegenstand und Dauer

1.1 Die Anbieterin stellt dem Kunden die Software NINA zur Arbeitszeiterfassung, Einsatzplanung, Rapportierung und Lohnabrechnung als Online-Dienst zur Verfügung. Dabei bearbeitet sie Personendaten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 9 DSG). Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Nutzung von NINA (AGB).

1.2 Dieser Vertrag gilt ab der Zustimmung bei der Registrierung, auch für die Einrichtung vor Abschluss des Abos, und endet mit dem Nutzungsvertrag über NINA bzw. mit der Löschung eines Kontos ohne Abschluss nach 30 Tagen. Pflichten zur Rückgabe, Löschung und Vertraulichkeit (Ziffern 5 und 10) gelten über das Vertragsende hinaus.

1.3 Dieser Vertrag wird elektronisch abgeschlossen: Der Kunde bestätigt bei der Registrierung per Checkbox, ihn in der angezeigten Version gelesen zu haben und anzunehmen. Die Anbieterin protokolliert Version, Prüfsumme des Textes, Zeitpunkt, E-Mail der handelnden Person, einen pseudonymisierten Hashwert der IP-Adresse und die Browser-Kennung. Bei individuell vereinbarten Verträgen kann er stattdessen unterzeichnet werden.

2. Art der Daten und betroffene Personen

2.1 Betroffen sind die Mitarbeitenden des Kunden sowie dessen Ansprechpersonen, soweit diese NINA als Nutzer verwenden (z. B. Administratoren, Treuhandstelle). Bearbeitet werden insbesondere:

• Stammdaten: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Anstellungsart, Pensum, Eintritt/Austritt
• Arbeitszeitdaten: Beginn, Ende, Pausen, Einsatzort/Baustelle, Verspätungen, Abwesenheiten (Ferien, Feiertage)
• Standortdaten: GPS-Koordinaten ausschliesslich im Moment des Ein- und Ausstempelns sowie beim Baustellenwechsel, kein laufendes Tracking
• Lohndaten: Lohn, Abzüge, Bankverbindung/Zahlungsart, Kinderzulagen, Quellensteuersatz; für die Berechnung der Quellensteuer nach amtlichem Tarif zudem Wohnkanton, Tarifcode (zeigt Familiensituation und Anzahl Kinder) sowie Angaben zu weiterer Erwerbstätigkeit oder Ersatzeinkünften und zum Wohnsitz im Ausland
• Gesundheitsdaten (besonders schützenswert): Art und Dauer von Krankheits- und Unfallabwesenheiten, soweit für Lohnfortzahlung und Taggeld erfasst; keine Diagnosen oder ärztlichen Angaben
• Angaben zur Kirchensteuerpflicht (besonders schützenswert): Der Tarifcode der Quellensteuer zeigt, ob Kirchensteuer geschuldet ist, und lässt damit auf die Religionszugehörigkeit schliessen; nur soweit der Kunde die Quellensteuer nach Tarif berechnen lässt; keine Angaben zur Konfession selbst
• Meldungen und Berichte: Vorkommnis-Meldungen inkl. Fotos, Nachrichten im Betrieb, Berichte und Fotos zu Einsatzorten (Baustellenberichte)

2.2 Daten der Ansprechpersonen, die die Anbieterin für eigene Zwecke bearbeitet (Registrierung, Vertragsabwicklung, Zahlung, Rechnungsstellung, Support), fallen nicht unter diesen Vertrag; dafür ist die Anbieterin selbst verantwortlich, und es gilt die Datenschutzerklärung unter getnina.ch/datenschutz.

3. Zweck der Bearbeitung

Die Daten werden ausschliesslich bearbeitet, um dem Kunden die Funktionen von NINA bereitzustellen: Zeiterfassung nach ArG/ArGV 1, Einsatzplanung, Rapportierung, Nachkalkulation pro Baustelle, Lohnabrechnung (Art. 323b OR) einschliesslich Abzug der Quellensteuer sowie die Übermittlung von Unterlagen an Mitarbeitende und die Treuhandstelle des Kunden. Eine Bearbeitung für eigene Zwecke der Anbieterin, insbesondere Werbung, Profilbildung oder Verkauf, ist ausgeschlossen.

4. Weisungen des Kunden

Die Anbieterin bearbeitet die Daten nur gemäss diesem Vertrag und den dokumentierten Weisungen des Kunden. Die Konfiguration von NINA durch den Kunden (z. B. Standortprüfung, Rollen, Freigaben, Versand) gilt als Weisung. Hält die Anbieterin eine Weisung für rechtswidrig, informiert sie den Kunden unverzüglich.

5. Vertraulichkeit

Die Anbieterin verpflichtet alle Personen mit Zugang zu den Daten zur Vertraulichkeit, auch über das Vertragsende hinaus. Zugriff auf Kundendaten erfolgt nur, soweit es für Betrieb, Support oder Fehlerbehebung im Auftrag des Kunden erforderlich ist.

6. Technische und organisatorische Massnahmen

Die Anbieterin trifft angemessene Massnahmen zur Datensicherheit (Art. 8 DSG, Art. 1–3 DSV), insbesondere:

• Verschlüsselte Übertragung (TLS) und verschlüsselte Speicherung beim Datenbank-Anbieter
• Strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security): Jeder Kunde sieht ausschliesslich seine eigenen Daten
• Rollen- und Rechtekonzept (Admin, Mitarbeitende, Treuhand mit Lesezugriff)
• Passwortgeschützter Zugang; Protokollierung relevanter Änderungen (Audit-Log)
• Tägliche Datensicherungen beim Datenbank-Anbieter
• Datensparsamkeit beim Standort: Erfassung nur an Stempelpunkten, automatische Löschung von GPS-Daten nach 90 Tagen
• Datensparsamkeit bei der Quellensteuer: keine Felder für Konfession, Nationalität oder Aufenthaltsbewilligung; Tarifcode und Wohnkanton sehen nur Administratoren und Treuhand des Kunden sowie die betroffene Person auf ihrer Lohnabrechnung
• Schutz der Registrierung vor automatisierten Anmeldungen und Begrenzung der Anmeldeversuche

Die Anbieterin darf die Massnahmen dem technischen Fortschritt anpassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

7. Unterauftragsbearbeiter

7.1 Der Kunde ist einverstanden, dass die Anbieterin die nachfolgenden Unterauftragsbearbeiter beizieht (Art. 9 Abs. 3 DSG). Die Anbieterin verpflichtet diese vertraglich auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau.

7.2 Über geplante Änderungen informiert die Anbieterin den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail oder in NINA, sofern nicht dringende Gründe (z. B. Sicherheit oder Ausfall eines Anbieters) eine kürzere Frist erfordern. Der Kunde kann innert 14 Tagen nach der Mitteilung aus wichtigem Grund, namentlich aus Datenschutzgründen, schriftlich widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen; bereits bezahlte Beträge für die Zeit danach werden anteilig zurückerstattet.

7.3 Nicht als Unterauftragsbearbeiter gelten Dienste, die die Anbieterin ausschliesslich für eigene Zwecke einsetzt und die keine Daten der Mitarbeitenden erhalten: die Zahlungsabwicklung über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland; nur Rechnungs- und Firmendaten des Kunden) und der Schutz der Registrierung durch Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA). Dafür gilt die Datenschutzerklärung unter getnina.ch/datenschutz.

8. Bekanntgabe ins Ausland

8.1 Die Daten werden in der Schweiz und im EU/EWR-Raum gespeichert, deren Datenschutzniveau der Bundesrat als angemessen anerkennt.

8.2 Da Unterauftragsbearbeiter ihren Sitz ausserhalb davon haben, kann ein Zugriff aus diesen Staaten (z. B. für Betrieb und Support) nicht ausgeschlossen werden. Dafür bestehen folgende Garantien nach Art. 16 DSG:

• Supabase Pte. Ltd. (Singapur): Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Modul 2) mit den Anpassungen für die Schweiz («Swiss Addendum»), als Bestandteil des Data Processing Addendum von Supabase
• Vercel Inc. (USA): Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework
• Plus Five Five, Inc. (Resend, USA): Zertifizierung nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework

9. Unterstützung, Meldepflichten und Kontrolle

9.1 Die Anbieterin unterstützt den Kunden bei der Erfüllung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren betroffener Personen sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, soweit ihr dies möglich ist.

9.2 Verletzungen der Datensicherheit meldet die Anbieterin dem Kunden so rasch als möglich (Art. 24 Abs. 3 DSG), mit den ihr bekannten Angaben zu Art der Verletzung, betroffenen Daten, möglichen Folgen und ergriffenen Massnahmen, damit der Kunde seinen Meldepflichten gegenüber dem EDÖB (Art. 24 DSG) nachkommen kann.

9.3 Der Kunde kann sich nach vorgängiger Anmeldung über die Einhaltung dieses Vertrags informieren; die Anbieterin stellt dazu die nötigen Auskünfte und Unterlagen zur Verfügung.

10. Rückgabe und Löschung

10.1 Nach Vertragsende hat der Kunde während 30 Tagen Zugang im Lesemodus; auf Wunsch stellt ihm die Anbieterin einen Export seiner Daten kostenlos zur Verfügung. Danach löscht sie die Daten, spätestens 90 Tage nach Vertragsende, einschliesslich Sicherungskopien im Rahmen der üblichen Rotationszyklen. Die gesetzliche Aufbewahrung (z. B. Arbeitszeitnachweise nach ArGV 1, Lohnunterlagen nach Art. 958f OR) obliegt dem Kunden.

10.2 Konten ohne Abschluss eines Abos werden 30 Tage nach der Registrierung gelöscht.

11. Schlussbestimmungen

11.1 Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Datenschutzfragen den AGB und den übrigen Vereinbarungen vor. Die Haftung richtet sich nach den AGB (Ziffer 12).

11.2 Änderungen erfolgen nach den Bestimmungen der AGB (Ziffer 14) oder durch elektronische Bestätigung; für Änderungen der Unterauftragsbearbeiter gilt Ziffer 7.2.

11.3 Es gilt Schweizer Recht; Gerichtsstand ist Basel-Stadt.